Zeitmanagement, das Sie wirklich erfolgreicher macht
Sie stellen am Ende Ihres Arbeitstages häufig fest, dass Sie zwar pausenlos gearbeitet haben, jedoch kaum etwas geschafft? Vor lauter Meetings kommen Sie kaum noch zum Arbeiten? Die Endlosschleife von eingehenden E-Mails führt Ihr Zeitbudget auf eine Talfahrt?
Dann halten Sie am besten einmal inne und beschäftigen sich mit dem Thema Zeitmanagement. Die meisten Menschen haben die Methoden des Zeitmanagements bereits kennengelernt oder sie haben ihre eigene Form der Arbeitsorganisation entwickelt. In jedem Fall lohnt es sich, das eigene Zeit- und Selbstmanagement immer mal wieder zu trainieren.
Zeitmanagement – was bedeutet das eigentlich?
Zeitmanagement gehört in die Kategorie Selbstmanagement, und beides bezeichnet eine Technik der Selbstregulation. Richtig angewendet führt der konsequente und zielorientierte Einsatz von Zeitmanagement-Techniken dazu, sich selbst und die eigenen Lebensbereiche so organisieren, dass die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv genutzt wird. Das Interessante ist: Zwar möchte Ihr Arbeitgeber, dass Sie Arbeitszeit sinnvoll und optimal nutzen, in der Wahl der Zeitmanagement-Methoden überlässt er Sie jedoch sich selbst. Darüber hinaus lernen Sie effektives Zeitmanagement nicht in der Schule.
4 Tipps für ein gutes Zeitmanagement
- Erstellen Sie für umfangreichere Projekte einen Plan, legen Sie im Team Meilensteine fest und konzentrieren Sie sich auf diese. Klären Sie alle wichtigen Fragen zu Beginn des Projekts und nehmen Sie sich Zeit dafür. Verbringen Sie auf diese Weise deutlich weniger Zeit damit, Fragen zu beantworten, die aufgrund einer unklaren Planung aufkommen.
- Priorisieren Sie Ihre Aufgaben. Arbeiten Sie in einem festgelegten Rhythmus, entweder ein Tages- oder ein Wochenrhythmus. Setzen Sie sich ambitionierte, aber dennoch erreichbare Ziele für diese Arbeitseinheiten. Gehen Sie zunächst die Aufgaben an, die sowohl dringend als auch wichtig sind. Mehrere Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig? Delegieren Sie! Die Aufgabe ist wichtig, aber nicht dringend? Verschieben Sie sie. Aber nicht „ins Unendliche“. Nach mehrfachem Verschieben streichen Sie sie.
- Üben Sie sich darin, ablenkungsfrei zu arbeiten. Selbst kurze Ablenkungen wie das Geräusch einer neuen WhatsApp-Nachricht, reißen Sie für vergleichsweise längere Zeit aus der Konzentrationsphase. Eine sehr gute und effiziente Methode, dies zu verhindern, nennt sich Deep Work. Hier finden Sie mehr Informationen dazu.
- Gelebte Effektivität: Wenn Sie künftig etwas tun, dann im Hinblick auf ein Ergebnis. Ein Zwischenschritt, der Sie Ihren gesetzten Zielen näherbringt. Ganz wichtig daher in Meetings: Machen Sie sich Notizen zu den besprochenen Punkten. Insbesondere wenn es sich um Entscheidungen, die Aufgabenverteilung oder um wichtige Eckdaten handelt, sollten Sie sich dies einmal handschriftlich notieren und später strukturiert abarbeiten.
Gewusst wie: Eine häufig genutzte Methode des Zeitmanagements ..
.. ist die ABC-Analyse. Dabei ordnen Sie Ihre Aufgaben in eine der drei Kategorien ein und teilen ihnen danach ein Zeitfenster zu. A-Aufgaben sind Ihre Kernaufgaben, für die niemand anders zuständig ist. Der Wert Ihrer Tätigkeit ist hier am höchsten. B-Aufgaben sind auch wichtig, können jedoch von anderen erledigt werden. Mit C-Aufgaben werden Routinen bezeichnet, die erledigt werden müssen, Ihrer Tätigkeit aber nicht unbedingt Wert verleihen. Gemeint sind Papierkram, Ablage, Mailkorrespondenz und andere eher verwaltende Aufgaben. Viele Menschen verwenden darauf viel Zeit, was nicht äquivalent zum Wert der Tätigkeit ist.
Das Portal Karrierebibel hat eine hilfreiche Grafik mit einem Entscheidungsbaum publiziert. Das ist ein wertvolles Tool zum Erlernen einer der meistgenutzten Techniken des Zeitmanagements.
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