Als erfolgreiche Führungskraft wissen Sie, worauf es bei effektiver und effizienter Führung ankommt: Sie kennen die Ziele des Unternehmens, wissen um Ihre Aufgaben als Führungskraft, berücksichtigen die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter und sind bei der Nutzung moderner Methoden und Kommunikationsmittel „up to date“.
Aber wie konsequent und wirksam ist Ihr Selbstmanagement als Voraussetzung dafür? Nur wer sich selbst bewusst führt, kann für weitere Menschen in einer komplexen Arbeitswelt Ordnung schaffen, Orientierung bieten und das Team durch zielorientierte Aktivitäten und klare Kommunikation zum Erfolg führen.
Als Führungskraft effektiv und effizient zu sein, heißt: Richtige Dinge richtig tun!
Dafür sollten Sie die wichtigsten Anforderungen an ein gutes Selbstmanagement beherrschen:
- Ihre wichtigste(n) Aufgabe(n) als Führungskraft identifizieren und umsetzen können
- ein effektives Zeitmanagement betreiben
Inhalt
Identifizieren und verfolgen Sie Ihre wichtigste Führungsaufgabe
Als effektive Führungskraft kennen Sie Ihre wichtigste Aufgabe und arbeiten an dieser konsequent.
Schritt 1: Definieren Sie Ihre wichtigste Aufgabe
Sie stellen sich regelmäßig – möglichst täglich – die Frage: Was ist meine wichtigste Aufgabe? Was ist zu tun? Gerade eine neu eingesetzte Führungskraft stellt sich intuitiv zuerst diese Frage, anstatt reflexhaft Maßnahmen zu ergreifen, die einfach sind oder in ihrer Tätigkeit im vorherigen Job erfolgreich waren.
Schritt 2: Setzen Sie Prioritäten
Prioritäten zu setzen heißt: Sie konzentrieren sich auf eine Aufgabe und bearbeiten nicht mehrere gleichzeitig. So konzentriert sich beispielsweise ein neuer Abteilungsleiter zuerst und ausschließlich darauf, seine Mitarbeiter kennenzulernen und ihre Kompetenzen zu identifizieren. Er vermeidet es, andere Baustellen parallel aufzumachen. Welche Frage sollten Sie sich stellen, sobald diese vorrangige Aufgabe erledigt ist? Richtig, Sie fragen sich: „Was ist jetzt zu tun?“ Sie bewerten Ihre Prioritäten also ständig neu.
Schritt 3: Delegieren Sie Tätigkeiten und sagen Sie „Nein!“
Konzentrieren Sie sich auf die Dinge, die Sie selbst erledigen müssen. Delegieren Sie Tätigkeiten schnell an geeignete Mitarbeiter. Sagen Sie „Nein!“, wenn neue Aufgaben an Sie herangetragen werden, die Sie Ihrem Ziel nicht näherbringen. Trennen Sie sich von Aufgaben, sobald Sie neue übernehmen.
Schritt 4: Erstellen Sie einen schriftlichen Aktionsplan
Als effektive Führungskraft stellen Sie erzielte Ergebnisse laufend den Erwartungen und Zielen gegenüber. Der Aktionsplan ist als Absichtserklärung zu sehen und sollte daher pragmatisch an Veränderungen der Rahmenbedingungen angepasst werden. Planen und formulieren Sie dabei die einzelnen Maßnahmen detailliert und einfach. Ein schriftlicher Aktionsplan ist die Grundlage für jede Detailentscheidung und stellt zudem einen Kompass für die realistische Planung ihres Zeitbudgets dar. Effektives Zeitmanagement richtet sich genau an diesem Aktionsplan aus, sonst ist dieser nutzlos!
Eisenhower Prinzip: Priorisierung als Führungsaufgabe des Abteilungsleiters
Im Alltag werden die Aufgaben des Tages gesammelt und schnell nach den Kriterien dringend („muss heute fertig werden“) und wichtig („Chefsache“) sortiert. Unwichtiges wird an andere Personen delegiert oder gelöscht. Nicht Dringendes wird terminiert oder gelöscht.
Beispiel: Angenommen, Sie halten in der nächsten Woche einen Vortrag vor der Geschäftsleitung (wichtig). Da der Termin immer näher rückt (dringend), steht die Vorbereitung darauf ganz oben auf Ihrer To-do-Liste. Sie planen demnach kurzfristig genug Zeit ein, um auch für Unvorhergesehenes genug „Zeitpuffer“ zu haben. Die Erstellung eines Einarbeitungsplans für Ihre neue Mitarbeiterin, die in drei Monaten ihre Arbeit aufnimmt, ist wichtig, aber nicht dringend. Also terminieren Sie die Erstellung, jedoch ebenfalls mit genug „Puffer“. Kommen kurzfristig weniger wichtige, jedoch dringende Aufgaben hinzu, versuchen Sie diese zu delegieren. Denn Sie benötigen Zeit für Ihre A-Aufgaben. Insbesondere, wenn Sie Mitarbeiter oder andere Abteilungen einbinden können, die fachlich diese Aufgabe mindestens so gut wie Sie selbst erledigen können, ist das rechtzeitige Delegieren eine wichtige Führungsaufgabe.
Ähnlich gehen Sie bei der Sichtung und Bearbeitung Ihrer E-Mails vor. Einmal, maximal zweimal am Tag schaffen Sie sich ein Zeitfenster von maximal 15 Minuten, um Ihre E-Mails zu sichten. Sie priorisieren die eingehenden E-Mails in A-, B- und C-Aufgaben. Dringende und wichtige Mails beantworten Sie sofort, andere terminieren (Erinnerungsfunktion nutzen) oder delegieren Sie. Alle anderen E-Mails löschen Sie sofort! Keineswegs sollten Sie den ganzen Tag neben Ihrem Posteingang sitzen und jede E-Mail sofort bearbeiten. Das wäre der sicherste Weg, um Ihre wirklich wichtigen Aufgaben zu vernachlässigen und z. B. den wichtigen Vortrag immer wieder aufzuschieben und durch fehlende Selbstdisziplin negativen Stress und schlechtere Qualität zu produzieren („Aufschieberitis“).
Optimieren Sie Ihr Zeitmanagement
Als effektive Führungskraft managen Sie die wertvolle Ressource „Zeit“ als entscheidenden Engpass für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Aufgaben und Ziele.
Drei Schritte helfen bei der richtigen Zeiteinteilung:
Schritt 1: Analysieren Sie Ihr Zeitverhalten
Effektive Führungskräfte machen sich den eigenen Umgang mit der Zeit bewusst.
Analysieren Sie Ihr Zeitverhalten nicht nach Gefühl, sondern realistisch mit einem detaillierten Zeitprotokoll. Erfassen Sie alle Tätigkeiten „live“, beziehungsweise dann, wenn sie stattfinden. Möglichst zwei bis drei Wochen am Stück und das mehrmals im Jahr.
Beispiel: Ein Vertriebsleiter, der sich rühmte, „Tag und Nacht“ für seine Mitarbeiter da zu sein, schätzte die dafür genutzte Zeit auf „mehr als 50 Prozent“. Die über zweimal 14 Tage erstellte Analyse wertete gerade einmal fünf Prozent für diese Gespräche aus. Ein Beispiel aus dem Alltag für eine „gefühlte Fehleinschätzung“ und uneffektives Selbstmanagement als Führungskraft. Die anschließende Reflexion und Planung führte dazu, dass der Vertriebsleiter sein Zeitmanagement effektiver ausrichtete und für seine wichtigste Führungsaufgabe heute durchschnittlich immerhin ca. 25 Prozent verwendet.
Schritt 2: Identifizieren und beseitigen Sie Ihre persönlichen Zeitdiebe
Identifizieren Sie, ausgehend von Ihren Zeitprotokollen, Ihre unproduktiven Zeitfresser anhand folgender Fragen:
- Welche Dinge müssen überhaupt nicht getan werden? Würde es jemand merken, wenn dies nicht getan würde?
- Welche Dinge könnte ich eine andere Person mindestens genauso gut erledigen lassen? Vorsicht: Hier geht es nicht darum, unangenehme Aufgaben abzuwälzen, sondern verantwortungsvoll zu entscheiden, welche Projekte Sie delegieren können. Hier sind zudem positive Nebeneffekte zu erwarten, z. B. weil Mitarbeiter mehr Verantwortung übernehmen. Das steigert die Motivation.
- Wessen Zeit verschwenden Sie eigentlich mit Ihrer Art zu führen? Schlechtes Selbstmanagement ohne richtige Methode verschwendet nicht nur Ihre eigene Zeit, sondern auch die Ihrer Mitarbeiter!
Schritt 3: Richten Sie sich produktive Zeitblöcke ein
Reservieren Sie sich täglich ein festes Zeitfenster von mindestens 90 Minuten am Stück, um ungestört an Ihrer wichtigsten Aufgabe oder Ihrem Projekt zu arbeiten. So kommen Sie Ihrem Ziel kontinuierlich ein Stück näher. Gestalten Sie sich diesen „goldenen Zeitblock“ passend zu Ihren Aufgaben, Ihrem Arbeitsumfeld und Ihrem persönlichen Biorhythmus.
Idealerweise wird dieser Zeitblock in den Beginn des Tages gesetzt. Dies sorgt dafür, die geplanten Punkte ungestört und konzentriert erledigen zu können. Was spricht dagegen, das erste Zeitfenster des Tages, z. B. ab 7:30 Uhr zu nutzen?
Zahlreiche Führungskräfte lesen morgens als erstes ihre E-Mails und verschlingen mit dem Lesen, Bearbeiten und Antworten bereits die wertvollste, weil ungestörteste Zeit des Tages (siehe Zeitanalyse) und wundern sich, dass anschließend keine Zeit und Ruhe für wirklich wichtige Aufgaben da ist. Wappnen Sie sich dagegen im Sinne eines guten Selbstmanagements, mithilfe der Technik des „goldenen Zeitblocks“!
Führungsaufgaben mal einfach: Pomodoro-Technik für Abteilungsleiter
In der Vorbereitung werden alle offenen Aufgaben auf einer To-do-Liste gesammelt und priorisiert (z. B. nach dem Eisenhower Prinzip). Diese Prioritätenliste wird anschließend wie folgt bearbeitet.
Ein Pomodoro-Zyklus besteht aus vier Durchgängen. Jeder Durchgang aus fünf Schritten:
1. Aufgabe auswählen und formulieren
2. Wecker auf 25 Minuten stellen
3. Aufgabe bearbeiten, bis der Wecker klingelt
4. Erledigte Aufgabe von der Liste streichen
5. Kurze Pause machen (max. 5 Minuten)
Diese Schritte dreimal wiederholen, danach eine längere Pause machen (20 Minuten).
Die vier Durchgänge eines Pomodoro-Zyklus dauern demnach insgesamt etwa 2 Stunden und 25 Minuten.
Investieren Sie im Alltag aktiv etwas Zeit für die Optimierung Ihres Selbstmanagements – so werden Sie bald intuitiv und entspannt an den wirklich wichtigen Führungsaufgaben arbeiten.
Falls Sie zu dem Thema Fragen oder Anmerkungen haben, nutzen Sie gerne die Kommentarfunktion oder senden Sie uns eine E-Mail an uk@bnw.de.
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